Wie Vorlagen für Qualitätsmanagement-Dokumentation in SharePoint-Bibliotheken geändert werden und worauf zu achten ist

Eine Vorlage in einer SharePoint-Bibliothek bearbeiten

Bei einer SharePoint-Website mit der Datenschutzeinstellung „Privat“, können Mitglieder, die für Qualitätsdokumentation zuständig oder Besitzer/innen, die verantwortlich sind für das Qualitätsmanagement, die hochgeladenen Vorlagen einer Dokumentbibliothek bearbeiten. Besucher/innen werden in SharePoint-Bibliotheken ohnehin keine Vorlagen angezeigt.

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Der Dialog Menü „Neu“ bearbeiten, rechts am Rand, zeigt die Vorlagen die in der SharePoint-Bibliothek unter + Erstellen oder hochladen angezeigt werden (die Überschrift wurde beim Microsoft 365-Update der Benutzeroberfläche im Februar 2026 scheinbar übersehen, eine passendere Überschrift wäre Menü „Erstellen oder hochladen“ bearbeiten; die Schaltflächen Save und Cancel wurden nicht auf Deutsch übersetzt).

Wenn Sie Dokumentvorlagen über den Befehl Bearbeiten im Dialog Menü „Neu“ bearbeiten, rechts am Rand ändern, benötigen Sie die jeweilige App (Excel, PowerPoint und Word) lokal installiert auf Ihrem Windows Gerät oder Mac Computer. Selbst wenn in den Bibliothekseinstellungen eingestellt ist, dass Dokumente im Browser geöffnet werden sollen, wird die Vorlage in der Excel, PowerPoint oder Word-App geöffnet - so funktioniert das auch mit Office für Mac.

👉 Wenn Sie die Excel, PowerPoint und Word Apps nicht verwenden können, da Sie evtl. mit Linux oder Android arbeiten, oder Sie das kostengünstiger Microsoft 365 Basic Abonnement nutzen, können Sie die bestehende Dokumentvorlage einfach überschreiben. Erstellen Sie ein Dokument mit dem gleichen Namen wie bestehende Dokumentvorlage. Wenn Sie dieses Dokument als Vorlage hochladen, wird SharePoint Sie fragen, ob Sie die Vorlage überschreiben möchten - siehe nächster Abschnitt.

Vorlagen in einer SharePoint-Dokumentbibliothek ersetzen

Wenn Sie eine aktualisierte Version des Dokuments der Bibliothek als Vorlage hinzufügen, werden Sie gefragt, ob Sie die vorhandene Vorlage Ersetzen möchten.

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Wer vorherige Versionen der eigenen Vorlagen aufbewahren möchte, speichert seine Dokumentvorlagen in einer eigenen Bibliothek. Vorlagen im Erstellen oder hochladen-Menü haben keine Versionsverwaltung. Auch wenn die Rückfrage zum Ersetzen oben im Bildschirmfoto dies andeutet.

Wenn Sie den Versionsverlauf einer Vorlage im Dateimenü der Excel- oder Word-Desktop-App anzeigen möchten, wird die Fehlermeldung “Problem bei Abrufen des Versionsverlaufs.” angezeigt. Es gibt keine Anforderung in den ISO 9001:2015er Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme, das vorherige Versionen von Dokumentvorlagen aufbewahrt werden müssten. Hier kommt es darauf an, welche internen Richtlinien sich Unternehmen selbst gegeben haben.

Vorlagen aus SharePoint-Bibliotheken ausblenden oder löschen

Wenn Sie eine Vorlage vorübergehend nicht im Erstellen oder hochladen-Menü anzeigen möchten, können Sie sie einfach ausblenden. Wählen Sie den Befehl Menü „Neu“ bearbeiten, entfernen Sie den Haken vor der Vorlage und klicken Sie auf Save (die Schaltflächen Save und Cancel wurden nicht auf Deutsch übersetzt).

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Bei der Gelegenheit stimmen Sie bitte dafür, dass Microsoft “Save” in dem Dialog korrekt in “Speichern” übersetzt.

Wenn Sie eine Vorlage endgültig aus dem Erstellen oder hochladen-Menü entfernen möchten, klicken Sie rechts von der Vorlage auf ... und auf Löschen. Siehe Bildschirmfoto - Menü „Neu“ bearbeiten einer Dokumentbibliothek in SharePoint Online.

Damit wird die Vorlage aus dem Erstellen oder hochladen-Menü in den Papierkorb verschoben, wo sie 30 bis 93 Tage aufbewahrt wird (für Mitglieder, i.d.R. für Dokumentation Zuständige 30 Tage, und Verantwortliche für das Qualitätsmanagement, Websitebesitzer 93 Tage). Tests im März 2026 haben ergeben, das gelöschte Vorlagen aus dem Papierkorb nicht wiederhergestellt werden. Löschen Sie keine Dokumentvorlagen aus dem Erstellen oder hochladen-Menü – blenden Sie die Vorlagen besser aus, wie oben beschrieben.

Referenzen

1. Festlegen einer benutzerdefinierten Vorlage für eine SharePoint-Bibliothek - Microsoft-Support
2. "Save" übersetzen in "Speichern" im Menu "Neu" bearbeiten · Community
3. Wiederherstellen gelöschter Elemente aus dem Papierkorb der Websitesammlung  - Microsoft-Support
4. Erstellen einer modernen Vorlage | Microsoft Learn

Mehr erfahren

Dokumentvorlagen, die mit einer Dokumentbibliothek verbunden sind, werden im versteckten Ordner Forms gespeichert. Sie können diesen Ordner in der Spalte „Ursprünglicher Speicherort“ im Papierkorb sehen, sowie im Dateinamen-Menü der Word Desktop-App.

„Moderne Vorlage erstellen“ wird im Menü Erstellen oder hochladen angezeigt, sofern Ihre IT-Abteilung Dokumentverarbeitungsdienste aktiviert hat. Verwenden Sie moderne Vorlagen für Standardgeschäftsdokumente, wie Verträge, Leistungsbeschreibungen und Servicevereinbarungen, bei denen die daraus entstandenen Dokumente sich inhaltlich nicht wesentlich voneinander unterscheiden.

Vorlagen im Erstellen oder hochladen-Menü einer SharePoint-Bibliothek lassen sich nicht direkt umbenennen. Sie müssen die Datei mit neuem Namen nochmals als Vorlage hinzufügen (hochladen) und die Vorlage mit dem alten Namen löschen.

Vorlagen in der SharePoint Qualitätsmanagement-Website

Bluesite IT-Beratung empfiehlt mit Ihrer SharePoint-Lösung für das Qualitätsmanagement mit Microsoft 365 mindestens drei Bibliotheken zu erstellen:

1. Produktion, Service/Leistung oder Beratung – je nach Branche
2. Prozesse
3. Berichte

Beim Hinzufügen (Hochladen) der Vorlagen sollten Sie beim Dateinamen und der Dateinamenerweiterung folgendes beachten:

Vorlagen in SharePoint-Bibliotheken sind keine typischen Excel-Vorlagen (.xlst), PowerPoint-Vorlagen (.potx) oder Word-Vorlagen (.dotx). Wenn Sie ein Dokument, eine Excel-Mappe oder eine Präsentation einer SharePoint-Bibliothek als Vorlagen hinzufügen möchten, speichern Sie die Dateien mit der Dateinamenerweiterung DOCX, PPTX oder XLSX. Wenn Sie die Vorlagen-Dateinamenerweiterungen verwenden, erhalten Anwender/innen beim Nutzen der Vorlagen eine Fehlermeldung.

Nennen Sie Ihre Vorlagen im Erstellen oder hochladen-Menü nicht „Vorlage“. Benennen Sie Ihre Vorlagen nach dem Ergebnis. Eine Vorlage für Arbeitsanweisungen sollte beispielsweise als „Arbeitsanweisung“ angezeigt werden – so müssen Sie die Datei auch nennen. Führen Sie sich bei der Auswahl des Namens vor Augen, worauf die Verantwortlichen für Dokumentation in SharePoint klicken: „Erstellen oder Hochladen“, „Arbeitsanweisung“.