Bluesite IT-Beratung

Mit Microsoft 365 erstellen Sie Online-Formulare für Rückmeldungen Ihrer Kunden, messen den Grad der Kundenzufriedenheit für DIN ISO 9001

Kundenfeedback-Formular erstellen mit Microsoft 365

Kundenrückmeldungen bilden gemäß ISO 9001:2015 einen wesentlichen Bestandteil der Bewertung und Steigerung der Kundenzufriedenheit. Sie dienen dazu, die Konformität von Produkten und Dienstleistungen zu sichern, kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen zu unterstützen, Risiken sowie Chancen zu identifizieren und die Effektivität des Qualitätsmanagementsystems zu beurteilen und weiterzuentwickeln. Durch den Einsatz standardisierter Formulare können relevante Informationen strukturiert erfasst werden. Mit Microsoft Forms in Microsoft 365 lassen sich Online-Formulare effizient und ohne Programmierkenntnisse erstellen. Die Auswertung der Rückmeldungen kann anschließend mit Excel erfolgen und durch KI-generierte Zusammenfassungen unterstützt werden.

Der Screenshot zeigt einem Webbrowser mit zwei Tabs. Der linke Tab trägt den Titel "Microsoft Forms". Der rechte, ausgewählte Tab den Titel einer Umfrage die mit Microsoft Forms erstellt wurde. Rechts neben der Überschrift "Übersicht über Antworten" steht "Aktiv", und darunter sind drei Felder mit Antworten = 5, Durchschnittliche Zeit = 00:53 und Dauer 27 Tage. Darunter wird die erste Frage der Umfrage angezeigt und die Optionen zur Antwort. Jede Antwort hat eine andere Farbe. Rechts neben den Antworten ist ein Ring-Diagramm mit den Antworten und den jeweiligen Anteilen in Prozent. Rechts daneben ist eine Spalte mit der Überschrift "Insights von Copilot". Darunter ist ein mit Künstlicher Intelligenz generierte Text mit den Erkenntnissen aus der Umfrage. Rechts unten eine Schaltfläche "Vollständige Analyse anzeigen".
Bildschirmfoto – Übersicht und Zusammenfassung der Antworten von Kunden mit KI

Hier finden Sie Antworten auf Fragen zu „Microsoft Forms“ für Rückmeldungen von Kunden:

Formulare für die Rückmeldungen Ihrer Kunden

Übertreffen Sie mit Ihren Produkten und Diensten die Erwartungen? Würden Ihre Kunden Ihre Leistungen weiterempfehlen? Um das zu erfahren, bitten Sie Ihre Kunden um Feedback.

Formulare bieten ein objektiveres Bild als die subjektive Wahrnehmung im Kontakt mit Kunden. In Formularen stellen Sie standardisierte Fragen und erfassen die Antworten systematisch. Onlineformulare werden von Kunden selbst ausgefüllt. Sie sind daher kostengünstiger als Interviews.

Die Eingaben ins Formular werden in eine Tabelle übertragen. Diese Tabelle mit den Eingaben Ihrer Kunden ist ein hervorragender Beleg für ein ISO 9001-Zertifizierungsaudit. Sie erfüllen damit die Anforderung an Qualitätsmanagementsysteme im Abschnitt 8.2.1c. Aus den Daten in der Tabelle lässt sich der Grad der Kundenzufriedenheit berechnen. Ein Online-Feedback-Formular ist eine objektive und günstige Möglichkeit a) zu prüfen ob Ihre Leistungen die Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen und b) zu messen, wie zufrieden Ihre Kunden sind.

Bei Änderungen und neuen Produkten ist das Feedback Ihrer Kunden besonders wichtig:

Wo in Microsoft 365 sind Online-Formulare für Kundenfeedback zu neuen Produkten?

Als Abonnent von Microsoft 365 nutzen Sie “Microsoft Forms” um Rückmeldungen Ihrer Kunden zu sammeln. Microsoft Forms sind Formulare, die Ihre Kunden im Webbrowser am PC im Büro und auch einfach mit einem Smartphone oder Tablett ausfüllen. Eine Internetverbindung bei Ihren Kunden zur Microsoft Cloud ist für die Onlineformulare Voraussetzung.

Die Antworten der Kunden werden sofort automatisch in Ihre geöffnete Excel-Tabelle synchronisiert. Sie können in Excel live zusehen, wie die Rückmeldungen bei Ihnen eingehen!

Wenn Sie beispielsweise Feedback Ihrer Kunden zu einem neuen, innovativen Produkt sammeln möchten, lassen Sie sich inspirieren von der Microsoft Forms-Vorlage “Umfrage zu neuen Produkten” unter “Erstellen” (englisch “Create”), “Formular” auf der “M365 Copilot”-Startseite (https://m365.cloud.microsoft).

Der Screenshot zeigt Microsofts Edge Webbrowser. In der Adresszeile ist die die URL "https://forms.office.com" und im Titel des Tabs der Text "Umfrage zu neuem Produkt" zu erkennen. Die Abbildung wird im rechten Drittel dominiert von einem Formular mit der Überschrift "Umfrage zu neuem Produkt". Darunter die Frage nach dem ersten Eindruck des Produktes und eine Liste von Auswahlmöglichkeiten (Optionen). Im linken Drittel werden unter der Überschrift "Aus empfohlenen Vorlagen erstellen" mehrere Miniaturbilder gezeigt. Über dem Formularentwurf ist das Copilot-Symbol mit dem Hinweis auf Verbesserungsvorschläge. Darüber wird eine Menüleiste angezeigt. Über der Menüleiste zentriert steht der Titel des Formulars, rechts das Benutzerkonto und links der Text "Forms".
Bildschirmfoto – Microsoft Forms-Vorlage “Umfrage zu einem neuen Produkt”

Formulare für die Teilnahme an Umfragen anpassen

Wie möchten Sie ohne Feedback Ihrer Kunden passende Produkte oder Dienste anbieten? Reduzieren Sie Risiken mit den Rückmeldungen Ihrer Kunden. Sammeln Sie so viele Rückmeldungen von Ihren Kunden wie nur möglich. Umso sicherer können Sie Ihre Produkte nach deren Anforderungen anbieten.

Passen Sie die Vorlagen in Microsoft Forms für Ihre Umfragen an. Ersetzen Sie den Titel und den Untertitel. Setzen Sie den Namen Ihres Produktes, Ihrer Leistung ein und sprechen Sie Ihre Kunden direkt an! Überarbeiten Sie jede einzelne Frage. Microsoft Copilot kann Sie dabei unterstützen.

Wie kann ich die Feedback-Formulare von Microsoft für meine Kunden anpassen?

Sie benötigen keine Programmierkenntnisse um Überschrift, Untertitel und Fragen zu ändern. Oberhalb des Formulars werden Ihnen Vorschläge angezeigt. Diese Vorschläge werden mit Künstlicher Intelligenz (KI) generiert.

Legen Sie bei Formatvorlage, Benutzerdefiniert eine individuelle Hintergrundfarbe fest oder laden Sie ein Hintergrundbild hoch. Damit passen Sie das Feedback-Formular Ihrer Corporate Identity an.

Der Screenshot zeigt Microsoft Forms im Microsoft Edge Webbrowser. Unterhalb von Titel und Untertitel ist ein großes Eingabefeld mit der Überschrift "Mit Copilot neu schreiben" zu sehen. Darin ist wurde eine mehrzeilige Anweisung eingegeben. Darunter steht der Mauszeiger auf der Schaltfläche "Generieren". Über dem Formular wird steht der Text "Ich habe 2 Vorschläge zu Ihrem Formular", rechts neben dem Text eine Schaltfläche "Details anzeigen". Darunter die Frage nach dem ersten Eindruck des Produktes und eine Liste von Auswahlmöglichkeiten (Optionen). Im linken Drittel werden unter der Überschrift "Aus empfohlenen Vorlagen erstellen" mehrere Miniaturbilder gezeigt. Über dem Formularentwurf ist das Copilot-Symbol mit dem Hinweis auf Verbesserungsvorschläge. Darüber wird eine Menüleiste angezeigt. Über der Menüleiste zentriert steht der Titel des Formulars, rechts das Benutzerkonto und links der Text "Forms".
Bildschirmfoto – Anpassen der Formular-Vorlage “Umfrage zu neuen Produkten”

Tipp: unter “Weitere Formulareinstellungen”, “Mehrsprachig" fügen Sie Übersetzungen hinzu

Rückmeldungen von Kunden erhalten

Online-Formulare sind für Sie kostengünstiger als Telefonate und Interviews um Feedback von Ihren Kunden zu erhalten. Aber wie finden Ihre Kunden die angebotenen Formulare?

Ihre Kunden investieren vielleicht Zeit, um das Reklamationsformular zu finden. Als Belohnung lockt eine Nachbesserung, der Tausch oder die Erstattung.

Sie möchten den Grad der Kundenzufriedenheit berechnen. Darüber hinaus möchten Sie erfahren, ob Sie die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen. Sammeln Sie so viele Rückmeldungen wie möglich. Binden Sie die Online-Formulare in Ihre Webseiten ein. Schicken Sie Kunden eine E-Mail und eine Chart-Nachricht mit der URL zum Feedbackformular. Drucken Sie einen QR-Code mit dem Link zum Formular auf Ihre Verpackungen. Kunden scannen den Code mit Ihrem Mobiltelefon oder Tablett.

Wie fordere ich Kunden auf an Umfragen teilzunehmen und Feedback zu geben?

Wer bei Ihnen kauft, arbeitet wahrscheinlich nicht in Ihrem Unternehmen. Beim “Antworten sammeln” mit Microsoft Forms ist es daher wichtig “Jeder kann antworten” auszuwählen. Damit ist keine Anmeldung erforderlich, um das Formular auszufüllen. Die Antworten sind anonym.

Ihre Kunden nehmen an der Umfrage unter eine bestimmten URL teil. Microsoft Forms kann die “URL verkürzen”. Eine kurze URL zur Umfrage ist einfacher zu versenden. Fügen Sie die kurze URL als Link in E-Mails oder Chat-Nachrichten ein. Laden Sie im Microsoft Forms den “QR-Code” zur Umfrage herunter und kleben Sie ihn auf Verpackungen. Empfänger können den Code mit einem Smartphone oder Tablet scannen, um auf das Formular zuzugreifen. Binden Sie Ihre Microsoft Forms-Umfragen in Ihre Webseite ein. So erhalten Sie noch mehr Rückmeldung.

Der Screenshot zeigt Microsofts Edge Webbrowser. In der Adresszeile ist die die URL "https://forms.office.com" zu lesen. Ein Dialog mit dem Titel "Antworten senden und sammeln" verdeckt ein Formular im Hintergrund. Links im Dialog ist die Option "Jeder kann antworten" ausgewählt. Rechts im Dialog ist die URL "https://forms.office.com" zu lesen, daneben die Option "URL verkürzen" aktiviert und die Schaltfläche "Link kopieren". Darunter das Symbol eines QR-Codes – ein Quadrat mit vielen willkürlichen Quadraten darin – ausgewählt. Darunter ein Bild mit der Aufforderung an der Umfrage teilzunehmen und ein vergrößerter QR-Code. Rechts unten die Schaltfläche "Herunterladen".
Bildschirmfoto – Antworten sammeln mit QR-Code in Microsoft Forms

Hinweis: um Ihre Kundenzufriedenheit zu messen, benötigen Sie keine personenbeziehbaren Daten. Fordern Sie Ihre Kunden nicht auf persönliche Daten anzugeben!

Antworten auswerten und zusammenfassen

Wie zufrieden sind Ihre Kunden? Erfüllen Ihre Leistungen die Anforderungen Ihrer Kunden? Antworten auf diese Fragen geben die Rückmeldungen von Kunden. Je mehr Kunden Ihnen Feedback geben, umso sicherer sind Ihre Umfrageergebnisse.

Hunderte oder gar tausende Rückmeldungen auszuwerten und zusammenzufassen sind eine Herausforderung. Mit der Auswertung erfüllen Sie Anforderung den Grad der Kundenzufriedenheit bewerten (ISO 9001 Abschnitt 9.1.3b). Sie brauchen den Grad der Kundenzufriedenheit für die Managementbewertung (Anforderung 9.3.2c ISO 9001).

Wie kann ich Rückmeldungen von Kunden auswerten und zusammenfassen?

Mit Microsoft Forms werden die Rückmeldungen von Kunden in der Microsoft Cloud gespeichert. Bei „Antworten anzeigen“ finden Sie eine Auswertung. Sobald einige Ihrer Kunden an der Umfrage teilgenommen haben, generiert Ihnen Copilot - die Künstliche Intelligenz von Microsoft - die wichtigsten Erkenntnisse. Mit dem „Freigeben eines Zusammenfassungslink“ unter „Weitere Optionen für Antworten“ leiten Sie die Auswertung der Antworten innerhalb Ihres Unternehmens weiter.

Der Screenshot zeigt einem Webbrowser mit zwei Tabs. Der linke Tab trägt den Titel "Microsoft Forms". Der rechte, ausgewählte Tab den Titel einer Umfrage die mit Microsoft Forms erstellt wurde. Rechts neben der Überschrift "Übersicht über Antworten" steht "Aktiv", und darunter sind drei Felder mit Antworten = 5, Durchschnittliche Zeit = 00:53 und Dauer 27 Tage. Darunter wird die erste Frage der Umfrage angezeigt und die Optionen zur Antwort. Jede Antwort hat eine andere Farbe. Rechts neben den Antworten ist ein Ring-Diagramm mit den Antworten und den jeweiligen Anteilen in Prozent. Rechts daneben ist eine Spalte mit der Überschrift "Insights von Copilot". Darunter ist ein mit Künstlicher Intelligenz generierte Text mit den Erkenntnissen aus der Umfrage. Rechts unten eine Schaltfläche "Vollständige Analyse anzeigen".
Bildschirmfoto – Übersicht und Zusammenfassung der Antworten von Kunden mit KI

Wie werte ich die Antworten von Kunden mit Microsoft Excel selbst aus?

Klicken Sie bei Ihrer Umfrage in Microsoft Forms unter „Antworten anzeigen“ auf „Vollständige Analyse anzeigen“. Excel für das Web zeigt Ihnen alle Antworten in einer Tabelle. Die Antwort jedes Kunden in einer eigenen Zeile – eine Spalte für jede Frage. Jede Antwort-Option hat einen Wert. Die Rückmeldungen von Kunden lassen sich mit statistischen Funktionen leicht auswerten und mit Diagrammen darstellen. Die Tabelle können Sie auch mit der Excel Desktop-App öffnen. Fügen Sie in Ihren Bericht über die Managementbewertung eine Kopie Ihrer Auswertung mit Diagramm ein.

Der Screenshot zeigt den Microsoft Edge-Webbrowser mit drei Tabs. Der rechte aktive Tab zeigt Microsoft Excel für das Web. Die Excel-Mappe zeigt eine blau schattierte Tabelle mit mehreren Zeilen. In der Spalte mit dem Titel "E-Mail" steht jeweils "anonymous", die Spalten "Name" und "Language" sind leer. Rechts daneben sind mehrere Spalten mit Fragen, darunter jeweils Antworttexte.
Bildschirmfoto – Excel für das Web mit Daten einer Microsoft Forms Kundenumfrage

Kunden ein Online-Reklamationsformular bieten

Bieten Sie Ihren Kunden eine einfache Möglichkeit Beanstandungen zu melden. Mit Online-Formularen in Microsoft 365 („Microsoft Forms“) für Reklamationen punkten sie darüber hinaus auch beim ISO 9001-Zertifizierungsaudit: Sie erfüllen damit eine Anforderung an Qualitätsmanagementsysteme im Abschnitt 8.2.1c des ISO 9001-Standards. Kundenreklamationen sind dort explizit zur Kommunikation mit Kunden beschrieben. Mit einem Online-Formular für Kundenreklamationen bieten Sie Ihren Kunden eine kostengünstige digitale Lösung.

Wie biete ich meinen Kunden ein einfaches Online-Formular für Reklamationen?

Unter “Erstellen” (englisch “Create”), “Formular” auf der “M365 Copilot”-Startseite (https://m365.cloud.microsoft) können Sie sich mit Künstlicher Intelligenz ein Reklamationsformular generieren lassen. Erstellen Sie mit Copilot – der Künstlichen Intelligenz in Microsoft 365 – ein Online-Formular für Ihre Kunden. Geben Sie beispielsweise folgende Anweisung (englisch „Prompt“) bei „Beschreiben Ihres Formulars“ ein:

“Erstell ein Reklamationsformular zu unserem neuen medizinischen Gerät “Wunde-Care”. Auf der ersten Seite werden die Kunden gebeten zu bestätigen, das Produkt, das Sie vor sich haben auch tatsächlich unseres ist – unser Produkt hat ein einzigartiges Design! Dann müssen die Kunden die Seriennummer unseres medizintechnischen Gerätes “Wunde-Care” eingeben (Hinweis für die Kunden: die Seriennummer ist auf der Verpackung und auf der Unterseite zu finden). Einen oder mehrere Gründe für die Reklamation müssen die Kunden auswählen: Gerät startet nicht, Gerät wird zu heiß, äußerliche Beschädigungen.“

Screenshot eines Microsoft Forms-Formular im Webbrowser zur Reklamation des fiktiven medizinischen Geräts mit dem Namen "Wunde-Care". Drei Fragen sind sichtbar: 1. Bestätigung, dass das Gerät vorliegt (Ja oder Nein). 2. Eingabe der Seriennummer mit Hinweis zur Position. 3. Auswahl-Optionen des Reklamationsgrundes: Gerät startet nicht, Gerät wird zu heiß, äußerliche Beschädigungen. Unten Hinweis: Copilot analysiert Ihre Anforderungen. Oben befindet sich die Menüleiste mit den Schaltflächen "Formatvorlage", "Einstellungen", "Vorschau", "Antworten sammeln" und "Antworten anzeigen".
Bildschirmfoto – Copilot beim Erstellen eines Microsoft Forms für Kundenreklamationen

KI-generierte Inhalte könnten fehlerhaft sein. Überprüfen Sie das Reklamationsformular: kontrollieren Sie die Fragen und Antwort-Optionen. Fügen Sie Abbildungen Ihres Produktes hinzu. Legen Sie bei “Formatvorlage”, “Benutzerdefiniert” eine individuelle Hintergrundfarbe fest oder laden Sie ein Hintergrundbild hoch. Damit passen Sie das Formular Ihrer Corporate Identity an. Laden Sie unter „Antworten sammeln“ den “QR-Code” zum Reklamationsformular herunter und drucken Sie den QR-Code auf die Produktverpackung.

Wie erkenne ich die häufigsten Gründe für Kundenreklamationen?

Wenn Sie Ihren Kunden ein Online-Formular für Reklamationen mit Microsoft 365 („Microsoft Forms“) bieten, finden Sie über die Schaltfläche „Antworten anzeigen“ die „Ergebniszusammenfassung“. An den dargestellten Diagrammen können Sie die Gründe schnell ablesen.

Auf dem Screenshot ist ein Webbrowser mit zwei Tabs zu sehen. Das aktive Tab trägt den Titel "Reklamationsformular". In der Titelzeile des Formular steht links der Hinweis die Ergebnisse mit Excel zu analysieren und rechts ist das Symbol eine Excel-Mapp mit Titel "Reklamationsformular". Darunter sind ist die 2. und die 3. Fragen des Formulars zu sehen. Bei der 2. steht "Bitte geben Sie die Seriennummer Ihres Wunde-Care Geräts ein.", dabei der Hinweis auf 18 Antworten und eine Liste von drei Seriennummern. Bei der Dritten Frage darunter "Bitte wählen Sie den Grund oder die Gründe für Ihre Reklamation aus" sind Gründe aufgelistet und eine Zahl hinter dem Grund. Daneben ist eine Diagramm zur Verteilung der Gründe.
Bildschirmfoto – Ergebniszusammenfassung mit Diagrammen in Microsoft Forms

Rückmeldungen von Kunden erhalten – Microsoft Forms-Beispiel

In diesem Artikel haben Sie die Möglichkeit kennengelernt mit Microsoft 365 Online-Formulare („Microsoft Forms“) zu erstellen. Sie lernten auch die Anforderung im Abschnitt 8.2.1c des internationalen Standards ISO 9001 kennen: demnach müssen Sie in einem Qualitätsmanagementsystem Rückmeldungen von Kunden erhalten. Online-Formulare sind eine kostengünstige digitale Lösung dazu. Sie können mit Microsoft 365 Ihren Kunden einen verkürzten Link oder einen QR-Code zur Online-Kundenumfrage schicken. Das Formular zur Kundenumfrage in Ihre Webseite einzubinden ist eine weitere Möglichkeit. Hier ist ein Beispiel. Ihre Antworten werden verwendet den Artikel regelmäßig für Sie zu überarbeiten.

Artikel veröffentlicht am 11.12.2025