Prozessabläufe dokumentieren mit Office 365-Vorlagen
Prozessbeschreibungen sind für Qualitätsmanagementsysteme erforderlich (ISO 9001:2015 Abschnitt 4.4.2). Der Prozessablauf wird dabei oft und gerne mit einem Flussdiagramm dargestellt. Microsoft bietet - neben Visio – für die Microsoft 365 Apps Word, Excel und PowerPoint mehrere Vorlagen für Flussdiagramme.
- Flussdiagramm-Vorlage von Microsoft für Word
- Flussdiagramm-Vorlagen von Microsoft für Excel
- Vorlagen für Prozessablaufdiagramme mit PowerPoint
- Flussdiagramme mit SmartArt in Excel, PowerPoint und Word erstellen
- Flussdiagramm-Vorlagen in Microsoft 365 Visio Online
- Beschreibung eines zentralen Verzeichnisses gepflegter Prozesse mit SharePoint Online
Flussdiagramm-Vorlage von Microsoft in Word
Die Dokumentvorlage „TQM-Flussdiagramm (Beispiel)“ von Microsoft zeigt beispielhaft, wie Sie ein Flussdiagramm in eine Prozessbeschreibung in Word einfügen.
Starten Sie Word. Links am Rand klicken auf Neu. In das Feld Nach Onlinevorlagen suchen geben Sie Flussdiagramm ein und bestätigen mit der Eingabetaste.
Die Vorlage „TQM-Flussdiagramm (Beispiel)“ öffnet Word im Kompatibilitätsmodus, da diese im binären und proprietären Word-Dateiformat angeboten wird.
Achten Sie beim Speichern darauf die Vorlage ins neue Dateiformat (docx) zu konvertieren. Falls Sie das vergessen haben, klicken Sie unter Datei, Informationen nachträglich auf Konvertieren.
Mit Total Quality Management hat das Beispiel von Microsoft wenig zu tun - aber es zeigt, wie Sie auch in Word mit einem Flussdiagramm Prozesse dokumentieren.
In der Dokumentvorlage „TQM-Flussdiagramm (Beispiel)“ sind die Formen für das Diagramm in einem Auswahlbereich. Auswahlbereiche bietet Microsoft 365 nur in Desktopversion der Word App, nicht in Word für das Web. Das TQM-Flussdiagramm (Beispiel) der Microsoft Corporation in den Onlinevorlagen für Word wird daher nicht empfohlen für die SharePoint Qualitätsmanagement-Lösung.
Flussdiagramm-Vorlagen von Microsoft in Excel
Starten Sie Excel. Links am Rand klicken auf Neu. In das Feld Nach Onlinevorlagen suchen geben Sie Flussdiagramm ein und bestätigen mit der Eingabetaste.
Die Excel-Vorlage „Flussdiagramm“ enthält mehrere Blätter mit mehreren Beispielen in den Registerkarten. Die Beispiele Prozedur und Prozess werden im Qualitätsmanagement verwendet.
Die Excel-Vorlage „Einfaches Flussdiagramm“ von Microsoft eignet sich nur für Excel für Windows. Beim Öffnen mit Excel für das Web wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Mit den Excel Flussdiagramm-Vorlagen Prozesskarte-Standardflussdiagramm und Prozessdiagramm für funktionsübergreifendes Flussdiagramm erstellen Sie eine Tabelle mit den einzelnen Schritten Ihres Qualitätsmanagement-Prozesses. Aus diesem Prozessplan mit den Prozessschritten erstellen Sie mit Visio ein Diagramm. Sie benötigen dafür ein Visio Abonnement.
Die SharePoint-Qualitätsmanagement-Lösung von BLUESITE IT-Beratung beinhaltet eine Dokumentbibliothek für Prozesse, welcher auch diese Excel-Vorlagen für Prozessbeschreibungen als Vorlagen hinzugefügt sind.
Vorlagen für Prozessablaufdiagramme in PowerPoint
Microsoft bietet vier PowerPoint-Vorlagen zu den Stichwörtern Prozessablaufdiagramm und Prozessleitplan. Mit keiner dieser Vorlagen lassen sich Flussdiagramme in PowerPoint darstellen.
Starten Sie PowerPoint. Links am Rand klicken auf Neu. In das Feld Nach Onlinevorlagen suchen geben Sie Prozessablaufdiagramm oder Prozessleitplan ein und bestätigen mit der Eingabetaste.
Das Spielbrett eignet sich beispielsweise für der Prozess der Managementbewertung.
Es ist empfohlen, die PowerPoint-Vorlagen von Microsoft für Prozessleitplan und Prozessablaufdiagramme zur Bibliothek Dokumente in der SharePoint Qualitätsmanagement-Website hinzuzufügen.
Flussdiagramme mit SmartArt in Excel, PowerPoint und Word
In Word für Windows oder Mac können Sie mit SmartArt Ihren Prozessbeschreibungen ein Flussdiagramm hinzufügen. SmartArt-Grafiken steht nur in den Microsoft 365 Apps Excel, PowerPoint und Word für Mac oder Windows zur Verfügung. Der erstellte Prozessablauf wird in den Web-Version der Microsoft 365 Apps im Browser angezeigt.
Flussdiagramm-Vorlagen in Microsoft 365 Visio
Visio ist in allen Microsoft 365 Business Abonnements enthalten. Wechseln Sie mit dem Browser zu https://m365.cloud.microsoft/template/Visio/?categoryId=TemplateCategory_ProcessDiagram und melden Sie sich mit Ihrem Arbeitskonto an.
In den Kategorien Flussdiagramm, Prozessdiagramm finden Sie die Prozessschrittvorlage.
Prozessdiagramme, die Sie mit Visio im Browser erstellen, werden auf Ihrem OneDrive gespeichert. Verschieben Sie Ihr Visio-Prozessdiagramm in die Bibliothek Prozesse der SharePoint Qualitätsmanagement-Website.
Prozessdiagramme im SharePoint-Prozessrepository
Die oben beschriebenen Vorlagen für Flussdiagramme in Excel, Word und Prozessablaufdiagramme in PowerPoint lassen sich als Vorlagen ins + Erstellen oder hochladen-Menü eines SharePoint-Prozessrepository hochladen.
Das moderne Prozessrepository der SharePoint Qualitätsmanagement-Website bietet Funktionen zur Dokumentensteuerung für Ihre Prozessdokumentationen:
SharePoint Online verschickt automatisch E-Mails mit Erinnerungen an die Aktualisierung von Prozessen. Bei Änderungen und Löschung von Prozessdokumentation erhalten verantwortliche Personen eine E-Mail mit weiteren Informationen für die Aufbewahrung. Vorherige Versionen der Prozessbeschreibungen werden in einem modernen SharePoint-Prozessrepository aufbewahrt und gemäß einem transaparten Verfahren automatisch gelöscht.
In der Anleitung zur Einrichtung ist beschrieben, wie Sie ein modernes SharePoint-Prozessrepository Schritt-für-Schritt einrichten und konfigurieren.
Weitere Informationen
Erstellen eines Flussdiagramms mit SmartArt - Microsoft-Support
Weitere Informationen zu SmartArt-Grafiken - Microsoft-Support
Prozessdiagramme in Visio - Microsoft-Support
Verwenden des Auswahlbereichs zum Verwalten von Objekten in Dokumenten - Microsoft-Support
Speichern von Prozessdiagrammen mithilfe eines SharePoint-Prozessrepositorys - Microsoft-Support