Wie Sie Revisionsnummern und Kennzeichen bei Qualitätsmanagementdokumentation automatisch zwischen Word und SharePoint abgleichen
Revisionsnummern, Revisionsstand oder andere Kennzeichen beinhalten häufig einen Hinweis darauf, wie aktuell eine Dokumentation ist. Diese Informationen in den Dokumenten selbst wie auch im Revisionsverzeichnis, einer Dokumentenmatrix oder einem Repository abzugleichen ist mühsam und aufwendig. Nicht selten wird Dokumentation für das Qualitätsmanagement in PDF umgewandelt, in Dateiordnern gespeichert und in Excel-Tabellen über deren Aktualität Buch geführt. Lesen Sie zunächst, wie in Microsoft Word klassisch eine Revisionsnummer vergeben wird. Danach schauen Sie sich eine moderne, effiziente Dokumentenverwaltung mit automatischem Abgleich der Revisionshinweise an.- Automatisch verwaltete Revisionsnummer in Microsoft Word
- Revisionsnummern gelenkter Dokumente automatisch mit Verzeichnissen abgleichen
- Weitere Informationen
SharePoint Online in der Microsoft 365 Cloud kann Kennzeichen zur Revision von Word-Dokumenten automatisch in eine Dokumentenbibliothek als zentrales Verzeichnis und Ablage synchronisieren. Das wiederum können Sie bei Bedarf nach Excel exportieren. Die SharePoint-Bibliothek ist Ihr Speicherort in der Microsoft 365 Cloud. Perfekt geeignet für Ihre Dokumenten-Revisionskontrolle.
Automatisch verwaltete Revisionsnummer in Microsoft Word
Eine angemessene Kennzeichnung und Beschreibung bei Dokumenten für das Qualitätsmanagement wird am einfachsten durch eine Revisionsnummer und das Datum der Änderung in der Fußzeile des Dokuments erfüllt. Microsoft Word bietet dafür die Feldfunktionen { REVNUM } und { SAVEDATE } oder auch { PRINTDATE } die sich bspw. in die Fußzeile einfügen lassen.
{ REVNUM } ist eine Zahl, die bei jedem Speichern erhöht wird - obwohl das automatische Speichern die Zahl nicht ändert, kann die Überarbeitungsnummer sich so schnell erhöhen. QM-Beauftragte führen die Revisionsnummer daher wohl häufiger manuell. Das manuelle Aktualisieren des Revisionsverzeichnis (oft eine Excel-Tabelle der gelenkten QM-Dokumente) ersparen Sie sich besser mit SharePoint wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
Revisionsnummern gelenkter Dokumente automatisch mit Verzeichnissen abgleichen
Speichern Sie QM-Dokumente mit Word besser in einer SharePoint Dokumentbibliothek in Microsoft 365, erstellen Sie eine Spalte für den Revisionsstand und fügen Sie Ihren Dokumenten diese Dokumenteigenschaft hinzu. Eine SharePoint Bibliothek ist Speicherort und Dokumentenmatrix / Verzeichnis in Einem. Die Liste der gelenkten Dokumente lässt sich damit auch Nach Excel exportieren.
Anleitung zum Erstellen eines Revisionsverzeichnis für Arbeitsanweisungen
Speichern Sie QM-Dokumente mit Word in SharePoint, erstellen Sie eine Spalte für den Revisionsstand und fügen Sie Ihren Dokumenten diese Dokumenteigenschaft hinzu - der Revisionsstand wird automatisch zwischen Word Dokument und der Dateiablage abgeglichen. In der Anleitung zur Systemeinrichtung finden Sie die einzelnen Schritte detailliert beschrieben.
Tipp: denken Sie auch mal darüber nach Dokumentation in PDF umzuwandeln – Sie über den Word-Lesemodus und wie dieser PDF Exporte überflüssig mach und Ihre QM-Dokumentation damit effizienter
Weitere Informationen
DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen (ISO 9001:2015) Abschnitt 7.5.2 a) „Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) sicherstellen“
Feldfunktionen: RevNum-Feld - Microsoft-Support
Erstellen einer Dokumentbibliothek in SharePoint - Microsoft-Support
Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek - Microsoft-Support