Kennzeichnen der QM-Dokumentation mit Word und SharePoint

Dokumentenmatrix oder QM-Inhaltsverzeichnis mit Revisionsnummer in SharePoint - der Revisionsstand wird automatisch zwischen Word Dokument und der Dateiablage abgeglichen

Abbildung 1 - SharePoint Bibliothek mit Vorschau des Word-Dokument, Revisions-Kennung hervorgehoben

Automatisch verwaltete Revisionsnummer in Microsofts Word

Eine angemessene Kennzeichnung und Beschreibung¹ bei Dokumenten für das Qualitätsmanagement wird am einfachsten durch eine Revisionsnummer und das Datum der Änderung in der Fußzeile des Dokuments erfüllt. Microsofts Word bietet dafür die Feldfunktionen { REVNUM } und { SAVEDATE } oder auch { PRINTDATE } die sich bspw. in die Fußzeile einfügen lassen².

Microsoft Word Fußzeile mit Feldern für Revisionsnummer Speicherdatum — Abbildung 2 - Microsoft Word Fußzeile mit Feldern für Revisionsnummer und Speicherdatum

{ REVNUM } ist eine Zahl, die bei jedem Speichern erhöht wird - obwohl das automatische Speichern die Zahl nicht ändert, kann die Überarbeitungsnummer sich so schnell erhöhen. QM-Beauftragte führen die Revisionsnummer daher wohl häufiger manuell. Das manuelle Aktualisieren des Revisionsverzeichnis (oft eine Excel-Tabelle der gelenkten QM-Dokumente) ersparen Sie sich besser mit SharePoint wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Revisionsnummern gelenkter Dokumente automatisch mit Verzeichnissen abgeglichen

Speichern Sie QM-Dokumente mit Word besser in einer SharePoint Dokumentbibliothek³ in Microsoft 365, erstellen Sie eine Spalte⁴ für den Revisionsstand und fügen Sie Ihren Dokumenten diese Dokumenteigenschaft hinzu. Eine SharePoint Bibliothek ist Speicherort und Dokumentenmatrix / Verzeichnis in Einem. Die Liste der gelenkten Dokumente lässt sich damit auch Nach Excel exportieren.

^{Nur noch kurze Zeit kostenlos!}Anleitung zum Erstellen eines
Revisionsverzeichnis für Arbeitsanweisungen

BLUESITE Beratungsgesellschaft für die Informationstechnologie mbH

Speichern Sie QM-Dokumente mit Word in SharePoint, erstellen Sie eine Spalte für den Revisionsstand und fügen Sie Ihren Dokumenten diese Dokumenteigenschaft hinzu - der Revisionsstand wird automatisch zwischen Word Dokument und der Dateiablage abgeglichen.

Dauer etwa 12 Minuten

Was Sie benötigen: Microsoft 365 Business-Abonnement

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Ref 3 vom 1. Februar 2022

Automatisch verwaltete Revisionsnummer in Microsofts Word

Revisionsnummern gelenkter Dokumente automatisch mit Verzeichnissen abgeglichen

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