Mit dem neuen Dokumentenmanagement in Microsoft 365 erfüllen Sie die ISO 9001 – zwei Tipps zu Genehmigungen für Dokumente in SharePoint sollten Sie beachten
Dokumente überprüfen und genehmigen mit Microsoft 365
Unternehmen speichern in Microsoft 365 Aufzeichnungen, Dokumente und Protokolle. Die Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme – ISO 9001 lassen sich mit einem Microsoft 365 Business Abonnement erfüllen: wenn es für Ihr Unternehmen angemessen ist dokumentierte Verfahren zu überprüfen und zu genehmigen, konfigurieren Sie einfach Genehmigungen für die Dokumentbibliothek
Da sich die Qualitätsmanagementnorm –wie Microsoft 365 auch – an Unternehmen jeder Größe richtet, entscheiden Firmen bei ISO 9001 selbst darüber was angemessen und geeignet für deren Dokumentenmanagement ist [1]. Das Vier-Augen-Prinzip ist zur Überprüfung weit verbreitet: oft wird eine qualifizierte Kollegin gebeten bspw. eine Arbeitsanweisung zu überprüfen. SharePoint-Dokumentbibliotheken (enthalten in Microsoft 365 Business) unterstützen auch erforderliche Rückmeldungen mehrerer Genehmiger.
Genehmigte Dokumente werden in Microsoft Word schreibgeschützt angezeigt. Nach erteilter Genehmigung werden Word-Dokumente als endgültig markiert bzw. ALS FINAL GEKENNZEICHNET und in Microsoft Word für das Web und der App schreibgeschützt angezeigt.
Wenn Sie das Dokument bearbeiten, wird der Status entfernt und die Genehmigung in der Spalte Genehmigungsstatus der Dokumentenbibliothek zurückgesetzt.
Folgende Tipps sollten Sie bei Genehmigungen für Dokumente in SharePoint Online beachten:
Kommunikation der Genehmigungsanforderungen mit Microsoft Teams
Genehmigungen in SharePoint-Dokumentbibliotheken werden mit Power Automate (in Microsoft 365 Business enthaltene App) gesteuert. Mitarbeiter werden in Microsoft Teams über angeforderte Genehmigungen informiert. Stellen Sie sicher, dass Anforderer und Genehmiger Microsoft Teams nutzen!
Genehmigung und Inhaltsgenehmigung in SharePoint-Dokumentbibliotheken
Wenn Sie Genehmigungen für Dokumente konfigurieren, wird die Inhaltsgenehmigung in den weiteren Bibliothekseinstellungen deaktiviert und ausgeblendet. Noch nicht überprüfte – nicht als Final gekennzeichnete – Dokumentation kann gelesen werden. Passen Sie die Datenschutzeinstellungen Ihre SharePoint-Website an!
Genehmigungen für Dokumente Konfiguration
Microsoft wird voraussichtlich Ende April 2025 die Einführung von Genehmigungen für Dokumentbibliotheken in SharePoint abgeschlossen haben [2,3]. Die allgemeine Beschreibung der Funktion finden Sie beim Microsoft-Support [4] – wie Mitarbeiter von Microsoft schreiben und wird noch mehr kommen in den nächsten Monaten [5].
Links
- 1: DIN EN ISO 9001 - 2015-11 - DIN Media ""Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sicherstellen" (ISO 9001:2025, Abs. 7.5.2 c)
- 2: Microsoft 365 Roadmap | Microsoft 365 SharePoint: Approvals integration in Document Libraries
- 3: Nachrichtencenter - Microsoft 365 admin center (Aktualisiert) Microsoft SharePoint: Hinzufügen von Genehmigungen zu jeder Dokumentbibliothek
- 4: Genehmigungen in Listen & Dokumentbibliotheken - Microsoft-Support
- 5: SharePoint: Quickly add approval workflows to any list or library in Microsoft 365